برنامج مايكروسوفت اكسل Microsoft Excel

مقدمة عن برنامج الإكسل:


برنامج مايكروسوفت اكسل Microsoft Excel:

برنامج Microsoft Excel هو احد برامج الجداول الإلكترونية والتي يمكنك أن تستعمله الإدارة البيانات وتحليلها وتخطيها . والتي ظهرت في بداية الأمر كبرامج مالية ثم تطورت إلى برامج مالية ومحاسبية خاصة بأجراء الحسابات المالية كإعداد الرواتب والموازنات وغيرها .ومن هذه البرامج ( Visicalus) وبرنامج ( Lotus123 ) وأخيراً برنامج (Microsoft Excel).

ويُعرف الأكسل بأنه برنامج للجداول الإلكترونية يوفر أربع مزايا رئيسية:

1- كتاب العمل.

2- إجراء المهام الحسابية.

3- توفير ميزة قواعد البيانات.

4- إنشاء الرسوم البيانية.

كتـاب العمــل: هو النوع الافتراضي من أنواع ملفات الإدخال وهو مجموعة من صفحات العمل حيث إن كل صفحة عمل عبارة عن جدول.

صفحة العمل (ورقة العمل):جدول إلكتروني لأكسل حيث أنها تتضمن العديد من الصفوف والأعمدة.

الخـليــة : هي الوحدة الأساسية لتركيب صفحة العمل وهي ناتجة عن تقاطع الصف مع العمود ويتم إدخال كافة البيانات لصفحة العمل في هذه الخلايا.

متطلبات تشغيل اكسل 2000:

1- جهاز حاسب شخصي بمعالج بنتيوم 75MHZ على الأقل.

2- نظام تشغيل Windows 95 أو ما يليه.

3- ذاكرة عشوائية على الأقل 20 MB.

4- مساحة فارغة على القرص الصلب قدرها 146 MB على الأقل (تثبيت مثالي).

5- مشغل أقراص مدمجة CD-ROM Drive.

6- شاشة VGA أو أعلى.

7- فأرة Mouse.

8- في حالة التعامل مع الشبكة الدولية Internet ستحتاج إلى مودم Modem 9600 Baud أو أعلى.



واجهة التطبيق :
يتألف ملف Microsoft Excel بعد تشغيله من ورقة عمل واحدة أو أكثر وكل ورقة عمل تتكون من 65536 صفاً مرقماً من (1-65536) و 256 عمود معنونة من (A-Z) تليها (AA-AZ) حتى (IV)

وتسمى منطقة التقاطع بين الصف والعمود بالخلية ويعرف وصف كل خلية ( أسمها ) استناداً إلى موقعها بالنسبة للصف والعمود . مثلاً يطلق على الخلية الأولى في ورقة العمل A1 والذي تليها B1 وهكذا .. حيث A هو اسم العمود والرقم 1 هو رقم الصف.

* مكونات شاشة إكسل Ms-Excel:
1- شريط العنوان.

2- شريط القوائم.

3- أشرطة الأدوات.

4- شريط الصيغة.

5- عناوين الأعمدة.

6- عناوين الصفوف.

7- أشرطة التمرير.

8- الخلايا.

9- شريط الحالة.

* المصنفات وأوراق العمل :-
المصنف في Microsoft Excel هو الملف حيث تعمل ضمنه البيانات والتي تقوم بتخزينها ولأنه بإمكان كل مصنف أن يحتوي على عدة أوراق , يمكنك تنظيم أنواع مختلفة من المعلومات والمتعلقة ببعضها في ملف واحد .

وتستعمل أوراق العمل لسرد البيانات وتحليلها ويمكنك إدخال البيانات وتحريرها في أوراق عمل عديدة في الوقت نفسه وإنجاز الحسابات واستنادا إلى بيانات من أوراق عمل متعددة ويمكنك إضافة أوراق التخطيطات لإنشاء تخطيطات من بيانات ورقة العمل .

وتظهر أسماء الأوراق على علامات تبويب في أسفل إطار ولكي تنتقل من ورقة إلى أخرى عليك النقر فوق علامات تبويب الأوراق . ويكون أسم الورقة النشطة منسقاً دوماً بالنمط الأسود العريض ويمكنك إعادة تسمية الأوراق . وإضافة أوراق أو حذفها . ونقل الأوراق أو نسخها ضمن المصنف أو إلى مصنف آخر.

2* إدخال البيانات وتحريرها في ورقة العمل:
(أ) كتابة الأرقام أو النص :
1. أنقر نقراً مزدوجاً فوق الخلية حيث تريد إدخال البيانات .

2. إذا تضمنت الخلية بيانات من قبل انقر حيث تريد الكتابة .

3. اكتب الرقم أو النص واضغط مفتاح الإدخال Enter .

(ب) التنقل في نطاق خلايا ورقة العمل:
1. اكتب الرقم أو النص في الخلية المحددة الأولى.

2. أضغط مفتاح الإدخال Enter للتنقل ضمن نطاق محدد من الأعلى إلى الأسفل أو Shift + Enter للانتقال من الأسفل إلى الأعلى. أوTab للانتقال من اليمين إلى اليسار أو Shift + Tab اليسار إلى اليمين. وللوصول إلى أول السطر أضغط Home وأضغط Home + Ctrl للوصول إلى بداية المستند وإلى نهاية المستند أضغط End + Ctrl وEnd تنقلك إلى نهاية سطر الكتابة.

ويمكنك أيضاً استخدام مؤشر الماوس في التنقل و النقر فوق الخلية الذي تريد إدخال البيانات فيها .

مثال (1) :

أدخل البيانات المحددة في الشكل التالي:

بدئي للبيانات

قبل البدء في عملية التنسيق يجب تحديد ( تظليل ) الخلايا المراد تنسيق البيانات فيها وفيما يلي شرح لعملية التيد .

أولاً: تحديد البيانات :

(أ) تحديد خلايا متجاورة :

1. يمكن تحديد خلايا متجاورة بواسطة الاستمرار بالنقر على المفتاح الأيسر للماوس مؤشر الماوس بالاتجاه المطلوب.

2. باستمرار الضغط على مفتاح Shift والنقر بالماوس في موقع الخلية الأولى والذهاب مباشرتاً والنقر في موقع الخلية الأخيرة .

مثال (2) :
لتحديد الخلايا النطاق من A1 حتى B5 .

1. أنقر الخلية A1 لتصبح نشطة .

2. استمر بالضغط على مفتاح Shift ثم انقر الخلية B5 ستلاحظ بأنه قد تم تحديد الخلايا A1:B1 كما هو موضح في الشكل.

ايا غير متجاورة :

1. أستمر بالضغط على مفتاح وقم بالنقر بالزر الأيسر للماوس فوق الخلايا المراد تحديدها.

مثال (3) :
لتحديد الخلايا A1,B2,C3,D4,E5

1- استمر بالضغط على مفتاح Ctrl.

2- انقر بواسطة الزر الأيسر للماوس فوق الخلايا المحددة كما هو موضح في الشكل.

ثانياً: تنسيق البيانات :
(أ) تنسيق الخط والحجم والنمط :
يمكنك استخدام شريط الأدوات ( كما هو موضح في الشكل) لتطبيق خط . أو حجم خط . أو نمط خط مختلف على البيانات في الخلايا المحددة.

كما أنه يمكنك تنسيق الأحرف داخل الخلايا بشكل مستقل.


(ب) المحاذاة :-
لمحاذاة محتويات الخلايا من البيانات والأرقام يمكن استخدام أزرار المحاذاة في شريط الأدوات التنسيق كما هو ملاحظ في الشكل



ج) تنسيق الأرقام :-
يمكنك استخدام أزرار تنسيق الأرقام في شريط أدوات التنسيق لتطبيق تنسيقات الأرقام الأساسية بعد تحديد الخلايا المراد تنسيق الأرقام فيها كما هو موضح.



ثالثاً: تنسيق أوراق (صفحات) العمل:
(أ) تغيير اسم ورقة العمل:
يقوم برنامج مايكروسوفت اكسل بإعطاء أوراق العمل اسماءً افتراضية مثل "ورقة 1" ، "ورقة 2" وهكذا.. ولكنك تستطيع تغيير هذه التسميات الافتراضية وذلك من خلال النقر المزدوج على اسم الورقة..

فلنفترض أننا أردنا تغيير اسم الـ "ورقة 1" فنقوم بالأتجاه إلى اسم الورقة في أسفل الصفحة


وننقر عليه نقراً مزدوجاً ثم نكتب الاسم الجديد ونضغط بعده زر Enter. أو من خلال فتح قائمة تنسيق Format ثم اختيار الأمر ورقة ومن القائمة الفرعية نختار أمر إعادة تسمية Rename فنكتب الاسم الجديد ونضغط زرEnter


ب) زيادة عدد ورقات العمل:
العدد الافتراضي لصفحات العمل هو ثلاث صفحات، ومن الممكن زيادة هذا العدد حسب الحاجة، من خلال فتح قائمة إدراج Insert نختر الأمر "ورقة عمل". أو من خلال استخدامنا لمفتاحي Shift+F11.



(ج) حذف ورقة عمل:
أختر أمر تحرير Edit ثم ننقر على أمر "حذف ورقة".



حفظ ملفات البيانات :
قم بحفظ البيانات الواردة في المثال (1) وذلك بإتباع الخطوات التالية :-

1) أنقر الأمر ( حفظ باسم ) Save As في القائمة ملف لعرض مربع الحوار حفظ باسم كما هو في موضح في الشكل.

2) انقر في مربع " حفظ في" التحديد محرك الأقراص .

3) أنقر نقراً مزوجاً فوق اسم المجلد الذي سوف تحفظ فيه الملف .

4) انتقل إلى مربع "اسم الملف" ثم أكتب Lesson 1 .

5) انقر الزر حفظ Save أو اضغط المفتاح Enter لإغلاق مربع الحوار لحفظ الملف .

إغلاق ملف البيانات :
1. أنقر القائمة "ملف" .

2. أنقر الأمر "إغلاق" .

ستلاحظ أنه تم إغلاق المصنف بأكمله واختفاء القوائم عدا قائمة ملف وتعليمات .

فتح ملف البيانات :
1. انقر الأمر فتح Open من القائمة ملف لعرض مربع الحوار فتح . كما يوضح الشكلين التاليين:



2. حدد فيه المجلد ( الدليل ) الذي تريد فتح الملف الموجود فيه .

3. حدد الملف Lesson 1 من قائمة الملفات . ستلاحظ أن الاسم الذي قمت بتحديده قد انتقل إلى مربع اسم الملف .

4. انقر الزر فتح open.

تعيين نمط الخلايا كعملة نقدية:

ورقة العمل في أكسل تكون غالبا مكتظة بالأرقام، ولتمييز هذه الأرقام بحيث تدل على عملة نقدية نقوم بالتالي:

1- نحدد مجال الأرقام المطلوب تنسيقها كعملات نقدية وهي كما يوضحها مثالنا التالي



-2- نفتح قائمة تنسيق Format ومنها نختار أمر "خلايا".


3- نحصل على صندوق حوار "تنسيق الخلايا" نختار منه لسان التبويب "رقم".

4- من لائحة تنسيقات "الفئة" أختر البند "عملة".

5- من مربع "رمز" نستطيع تغيير رمز العملة مثلاً (ر.ي.) وتعني ريال يمني أو (ل.س.) اختصار لعملة الليرة السورية… وهكذا


-6- ننقر زر موافق Ok.

الحسابات

من الممكن القيام بعمليات حسابية مع البيانات باستعمال دالات الصيغ التي تتألف من عوامل حسابية مثل (= ، + ، - ) وغالباً من وظائف وهي الصيغ مضمنة بتضمن Microsoft Excel مئات الدالات التي يمكن استعمالها في الصيغ. تستعمل صيغة الجمع التلقائي Autosum الدالة جمع Sum لاحتساب مجموع البيانات الرقمية في الصفوف والأعمدة ويسهل معالج الدالات Function Wizard عمليات إنشاء الصيغ الحسابية كما سيتضح فيما يلي.

تعريف :
الصيغة هي سلسلة من القيم ، أو مراجع الخلايا أو الأسماء ، أو الدالات ، او عوامل التشغيل الموجود داخل خلية تنتج قيمة جديدة انطلاقا من القيم الموجودة . وتبدأ الصيغة دائما بعلامة المساواة (=).

كيفية عمل الصيغ :
بإمكان الصيغة أن تساعدك على تحليل البيانات على ورقة العمل ويمكنك إنجاز عمليات مثل الجمع والضرب والمقارنة على قيم ورقة العمل ، تستعمل الصيغة لإدخال قيم محسوبة على ورقة العمل.

بإمكان الصيغ أن تتضمن أياً من العناصر التالية : عوامل تشغيل ، ومراجع الخلاياً ، وقيم ، ودالات ورقة العمل ، والأسماء ، لإدخال صيغه في خليه ورقة عمل ، عليك كتابة خليط من هذه العناصر في شريط الصيغ يجب أن تبدأ الصيغة بعلامة (=).

قواعد العمليات الحسابية :
1- تستخدم الأقواس الهلالية (( )) ، لتجميع العمليات الحسابية.

2- الرفع إلى قوة: لكتابة صيغة فيها رفع إلى قوة نستخدم الرمز ( ^ )، والذي نحصل عليه بالضغط على مفتاحي Shift+6.

3- نستخدم الرمز (*) لعملية ضرب ، وهو موجود في اللوحة الرقمية أو باستخدام Shift+8.

4- يستخدم الرمز ( / ) من أجل عملية القسمة وهو موجود في اللوحة الرقمية أو باستخدام مفتاح "؟".

قواعد كتابة الصيغ الحسابية :
يتبع برنامج اكسل القواعد التالية عندما يتعامل مع الصيغ الحسابية:

1- تبدأ الصيغة الحسابية دوماً بإشارة المساواة " = ".

2- يقوم الأكسل بأداء العمليات الحسابية بالترتيب التالي ومن اليمين إلى اليسار:

أ‌- عملية فك الأقواس الهلالية من الداخل إلى الخارج..

ب‌- عملية الرفع إلى قوة ( ^ ).

ت‌- عملية الضرب ( * ).

ث‌- عملية الجمع ( + ).

ج‌- عملية الطرح ( ــ ).

3- يجب أن يتساوى عدد الأقواس الهلالية اليمينية " ( " مع اليسارية " ) ".

4- لا يوجد فرق بين استخدام الأحرف اللاتينية الكبيرة أو الصغيرة عند الكتابة مرجع الخلايا، فمثلاً G2 تساوي g2.

الجمع التلقائي للصفوف والأعمدة:
1- جمع نطاق خلايا تلقائي :

يمكنك القيام ببعض العمليات الحسابية الشائعة الاستخدام كعمليات الجمع دون الحاجة إلى إنشاء صيغ رياضية ولك عن طريق استخدام خاصية الجمع التلقائي Autosum اتبع خطوات المثال التالي :

مثال (4) :
1. حدد البيانات الموجودة في الشكل التالي واحفظ الملف باسم Lesson 2



2. حدد نطاق الخلايا التي تريد جمعها كما هو موضح في الشكل





. لمشاهدة حاصل جمع الخلايا المضمنة في الحساب ، انقر فوق زر الجمع التلقائي في شريط الأدوات القياسي .

2- جمع صفوف وأعمدة متعددة :-

يمكن جمع الصفوف والأعمدة باستخدام خاصية الجمع التلقائي وذلك بتباع الخطوات التالية :

1- حدد الصفوف والأعمدة التي تريد جمعها . تأكد من إضافة خلايا فارغة بحيث يمكنها أن تحتوي نتائج . الحساب . لجمع صفوف وأعمدة غير متجاوزة عليك أيضاً تحديد الخلايا التي تتخللها .

2- أنقر فوق زر الجمع التلقائي في شريط الأدوات القياسي .

ملاحظة : لجمع الصفوف والأعمدة في الوقت نفسه عليك ترك خلايا فارغة في أسفل التحديد وإلى يساره .

إنشاء صيغ حسابية بسيطة:
لإعلام Microsoft Excel بإدخال صيغة في إحدى الخلايا ابدأ الإدخال بعامل حسابي مثل علامة المساواة (=) تتألف الصفة البسيطة كالجمع أو الطرح أو القسمة من قسمين : عامل لبدء الصيغة ومرجع خلية واحدة على الأقل.

عند إنشاء صيغ تؤدي الحسابات أو توليد المعلومات انطلاقاً من البيانات يجب إعلام Microsoft Excel بموقع البحث عن البيانات اكتب مرجع الخلية أو اسم النطاق أو انقر فوق الخلايا في أثناء إنشاء الصيغة تحاط الخلايا التي تنقر فوقها بخط منقط يسمى حدداً متحركة بحيث ترى الخلايا المحددة بينما تعمل على الصيغة لإجراء عمليات حسابية بسيطة مثل الفرق بين الخلايا المحددة بينما تعمل على الصيغة.

لإجراء عمليات بسيطة مثل الفرق بين A1 و B1 أتبع الخطوات التالية : -

1- إدخال بيانات حسابية في كل من الخلية A1 و الخلية B1 .

2- حدد الخلية C1 لوضع نتائج الطرح فيها .

3- اكتب علامة (=) ثم أنقر الخلية A1 .

4- اكتب علامة ( - ) ثم أنقر الخلية B1 .

5- اضغط مفتاح الإدخال Enter .

مثال (5) :
عن طريق فتح الملف Lesson 2 يمكنك حساب معدل كل طلب بأتباع الخطوات التالية :-

1- قم بإضافة عمود باسم المعدل النهائي .

2- في الخلية G2 قم بإدخال المعادلة F2/4 = ثم اضغط مفتاح الإدخال Enter .



3- أجعل الخلية G2 نشطة ثم قم بتحريك المؤشر إلى الزاوية السفلية اليسرى لمربع التنشيط حتى يتحول شكل مؤشر الماوس إلى (+) ( كما هو في الشكل) ثم أستمر بالضغط على زر الماوس وقم بسحب المؤشر إلى الخلية G5 ( كما هو في الشكل ) بهذا الطريقة سوف تتمكن من نسخ المعادلة إلى كل الخلايا المحددة .



إدراج الخلايا والصفوف والأعمدة وحذفها:
يمكن نسخ الخلايا لإعادة ترتيب البيانات في ورقة العمل لكن ماذا لو احتجت إلى مجال أوسع في ناحية واحدة معينة ؟ يمكن إدراج أو حذف الخلايا أو الصفوف أو الأعمدة بسهولة عند حذف أحدى الخلايا لا يتم فقط مسح المحتويات بل إزالة الخلية بكاملها من الورقة وتأتي الخلايا الأخرى لتشغل مكان الخلية المحذوفة من اليمين أو في أسفل هذه الخلية لإدراج خلية أو صف أو عمود أستعمل الأوامر خلايا Cells أو صفوف Rows أو أعمدة Columns في القائمة إدراج Insert لحذف خلية أو صف أو عمود يمكنك استعمال الأمر حذف Delete في القائمة Edit .

عند إدراج أو حذف صف أو عمود يجب تحدد الصف أو العمود بكاملة وليس جزءاً منهما للقيام بذلك انقر الرأس الموجود إلى يسار الصف أو في أعلى العمود .


عند إدراج خلية أو عمود أو صف يجب تحديد الخلية أو ألعمود أو الصف فوراً إلى الأسفل حيث أن تظهر الخلية الجديدة أو العمود أو الصف عند استعمال أوامر القوائم لإدراج خلية يمكن اختيار أي خلايا سيتم نقلها لتحل الخلية الجديدة محلها عند استعمال أوامر القوائم لإدراج خلية يمكن اختيار أي خلايا ستنقل لتحل محل الخلايا المحذوفة .

يمكن أيضاً أو حذف أعمدة أو صفوف بكاملها ثم نقلها تمام كإمكانية أدراج أو حذف ونقل الخلايا .

إنشاء الصيغ بواسطة معالج الدالات:
تتألف الصيغة البسيطة من عوامل حسابية ومن مراجع الخلايا أما الصيغ الأكثر تعقيداً فقد تتضمن كذلك أرقاما ودالات توجد في Microsoft Excel مئات من دالات أوراق العمل للمساعدة على تأدية الحسابات المتخصصة بسهولة .

إن دالة ورقة العمل هي صيغة مضمنة تقوم بالعملية بالاستناد إلى القيم التي تعطيها أنت مثلاً الصيغة = Sum(C22:C26) تستعمل دالة لإضافة القيم إلى نطاق الخلايا C22:C26 أنت تحصل على النتيجة نفسها التي تعطيها الصيغة التالية والتي تضيف القيم الفردية (C22+C23+C24+C25+C26).

يمكن استعمال الدالات منفردة أو ضمن دالات أخرى يمكن إدخال الدالات بكتابتها في الخلية مع غيرها من المعلومات الضرورية للصيغة استعمال معالج الدالات لإدخال الدالة تلقائياً.

مثال (6) :
يمكن احتساب معدلات المواد الدراسية للطلاب باستخدام الملف Lesson 2 وذلك من خلال استخدام معالج الدالات دون الحاجة لإنشاء صيغة لهذا الغرض كالتالي :-

1- قم بفتح الملف Lesson 2.

2- حدد خلايا عمود المعدل النهائي وقم بحذف الصيغة السابقة.

3- حدد الخلية المراد وضع الناتج فيها ولتكن الخلية G2 ثم انقر معالج الدالات في شريط الأدوات القياسي .

يفتح معالج الدالات ويظهر صندوق حوار كما في الشكل

3- من قائمة فئة الدالة Function Category أختار إحصاء Statistical ونتيجة ذلك الاختيار تظهر قائمة أخرى بالدالات الإحصائية في مربع اسم الدالةName Function اختر منها AVERAGE كما هو موضح في الشكل




4- أنقر مفتاح التالي Next وينتج عن ذلك ظهور صندوق حوار كما هو موضح في الشكل ثم اسحب هذا الصندوق وذلك بالنقر المستمر على شريط العنوان وتحريك وتحريك مؤشر الماوس إلى أسفل الشاشة وذلك حتى يتسنى لك تحديد نطاق الخلايا المطلوبة .


5- انقر في المربع Number 1.

6- حدد النطاق المراد احتساب معدلة الوسطى وهو (B2:E2) ثم انقر إنهاء.

تعريف: تسمى أي مجموعة مستطيلة من الخلايا في ورقة العمل نطاقاً.

تسمية نطاق الخلايا


كما ذكرنا في تعريف النطاق فأن كل مجموعة مستطيلة من الخلايا تسمى نطاق كما سبق وورد في قسم الجمع التلقائي من درس الحسابات ، يمكن الإشارة إلى احد النطاقات بسرد مرجع الخلية الأولى في النطاق يليه نقطتان ثم الخلية الأخيرة في النطاق ، مثلاً (A1:A25) في كثير من الأحيان يجب استخدام نطاقات الإشارة إلى مجموعة بيانات متشابهه موجودة في ناحية مستطيلة من ورقة العمل ، مثل بيانات المبيعات لمشروع معين هو البيانات السنوية لفئة الشحن في الميزانية .. . الخ

عند الحاجة إلى الإشارة إلى نطاق في احد الصيغ ( كما يسرد في المثال لاحقاً ) يمكنك إما تعريف النطاق بمراجع الخلايا فيه أو بتسمية النطاق واستعمال الاسم في الصيغة . توفر تسمية النطاق الوقت والجهد بما أن تذكر الاسم أسهل من تذكر بداية ونهاية مراجع خلايا النطاق. كما إن الأسماء تجعل قراءة الصيغ وفهمها أسهل .

مثال (7) :
لإيجاد معامل الارتباط بين القروض والناتج المحلي في اليمن قم بإدخال البيانات في ورقة العمل كما هو موضح في الشكل.



1- حد النطاق (A2:A8) ثم يظهر مرجع الخلية الأولى في مربع السهم .

2- أنقر في مربع الاسم على شريط الصيغة ، ثم اكتب ( الصادرات ) .

3- اضغط مفتاح Enter ، يسمى النطاق (A2:A8) بـ ( الصادرات ) .

4- حدد النطاق (B2:B8) ثم قم بتسمية باسم ( الناتج - المحلي ) .

5- انقر فوق الخلية B10 لتنشيطها .

6- انقر فوق رمز معالج الدالات في شريط الأدوات القياسي .

7- من قائمة فئة الدالة Function Category اختر إحصاء Statistical ونتيجة ذلك الاختيار تظهر قائمة أخرى بالدالات الإحصائية في مربع اسم الدالة Function Name اختر منها Person ( معامل بيرسون للارتباط ) .

8- انقر مفتاح التالي Next من ثم ينفتح صندوق حوار أخر انقر فوق مربع Number 1 .

9- انقر فوق مربع اسم الدالة في شريط الصيغة واختر منها ( الصادرات ).

10-انقر فوق مربع Number 2 ثم انقر في شريط الصيغة واختر منها ( الناتج - المحلي) .

11- انقر مفتاح التالي في صندوق الحوار ستحصل على الناتج في الخلية B10.



إنشاء الصيغ بمراجع نسبية ومطلقة


يحتوي المرجع المطلق على علامة الدولار ( $1$A مثلاً ) للتعريف عنهم . في حين إن المرجع النسبي لا يحتوي على هذه العلامات ( A1 مثلاً ) . لم تستعمل حتى الآن سوى المراجع النسبية في الصيغ .

يصف المرجع النسبي موقع الخلية في ما يتعلق بالمسافة على صعيد الصفوف أو الأعمدة التي يفصلها عن خلية أخرى . تشبه المراجع النسبية إعطاء الإرشادات مثلاً ( بعد شارع ثم بعد منزلين ) وهكذا ..

· الفرق بين المراجع النسبية والمراجع المطلقة

التمييز بين المراجع النسبية والمراجع المطلقة هو أمر هام في حال نسخ صيغة من خلية إلى أخرى . يستعمل Microsoft Excel افتراضياً المراجع النسبية .

· المراجع النسبية
هو ذلك المرجع الذي يحدد في الصيغة عنوان خلية أخرى على علاقة بالخلية التي لا تحتوي على الصيغة . ويتخذ المرجع النسبي للخلية شكل A1 ، B1 .. الخ .

· المراجع المطلقة :-
هو ذلك المرجع الذي يحدد في الصيغة العنوان الصحيح للخلية . بغض النظر عن موقع الخلية التي تحتوي على الصيغة . ويتخذ المرجع المطلق للخلية شكل $A$1.$B$1 … الخ .

عندما تقوم بنقل صيغة مع مرجع مطلق أو نسخها . بنسخ Microsoft Excel المرجع المطلق تماماً كما يظهر في الصيغة الأصلية . إلا انه بسبب ضبط المراجع النسبية تلقائياً حسب الموقع الجديد ، فإن المراجع النسبية في صيغة منقولة أو منسوخة تشير إلى خلايا متخلفة عن المراجع في الصيغة الأصلية . العلاقة بين هذه الخلايا والخلية التي تحتوي على نسخة الصيغة هي نفسها كالعلاقة بين الخلايا المشار إليها في الصيغة الأصلية والخلية التي تحتوي على الصيغة نفسها .

أمثلة توضيحية :
1- تحتوي الخلية A2 في هذا المثال على صيغة تضرب بالقيمة في الخلية الواقعة فوقها بالرقم 2 . وتستعمل الصيغة المرجع النسبي A1 ، ونتيجة الصيغة هي 200 .

2- عند نسخ الصيغة إلى الخلية B2 ، يقوم Microsoft Excel بضبط الصيغة للإشارة إلى الخلية B1 ، الخلية الواقعة مباشرة فوق الخلية التي تحتوي على الصيغة ونتيجة الصيغة هي 1000


3- إذا بدأت بمرجع مطلق عوضاً عن مرجع نسبي في المثال السابق ، تقوم الصيغة الأصلية والصيغة المنسوخة بضرب الخلية .

A1 بالرقم 2 ، وستكون النتيجة 200



مثال:
ادخل بيانات الموظفين الموضحة في جدول وأحفظها في ملف باسم Lesson 3 وقم باحتساب كلاً من القيم التالية :-

1- المعاش ويساوي 6% من الراتب الأساسي .

2- المواصلات ويساوي 30% من الراتب الأساسي .

3- غلاء المعيشة ويساوي 40 % من الراتب الأساسي .

4- الخصم ويساوي 12% من الراتب الأساسي .

5- الضريبة ويساوي 16% من إجمالي المستحقات .

6- ساعات العمل الإضافي = ( الراتب / 28 ) /6* عدد الساعات .

7- الجزاءات وتساوي ( الراتب / 28 ) * عدد أيام الغياب .

8- احسب إجمالي العلاوات وتساوي المعاش + المواصلات + غلا المعاش + العمل الإضافي .

9- احسب إجمال المستحقات وتساوي إجمالي العلاوات + الراتب الأساسي .

10- احسب صافي الرتب ويساوي إجمالي المستحقات – إجمالي الخصومات .

11- احسب نسبة صافي الراتب ويساوي ( صافي الراتب ) / ( المجموع الكلي لصافي الراتب ) .


استخدام الدالة IF في الصيغ الحسابية
تحدثنا سابقاً عن الدوال في اكسل وبالأخص الدالة Sum ، وهنا نتحدث عن دالة أخرى وهي الدالة أو التابع "IF" وهو من أكثر الدوال شهرة على الإطلاق في عالم الحاسوب والبرمجيات، حتى يكاد يكون موجودا في جميع التطبيقات.

تحتوي صيغة الدالة IF على شرطاً منطقياً يتعلق عليه ناتج هذا التابع، وهي:



ويخضع الشرط الموجود في هذه الدالة إلى أحد المقارنات التالية:

يساوي =

أقل >

أكبر <

أقل أو يساوي = >

أكبر أو يساوي = <

لا يساوي < >

نسخ ونقل البيانات بين الخلايا وأوراق العمل
1- نسخ البيانات ولصقها بين الخلايا وأوراق العمل :

عند الحاجة إلى نسخ البيانات إلى مكان أخر في ورقة العمل. استعمل الزر نسخ Copy الموجود في شريط الأدوات أو أوامر نسخ ولصق في القائمة تحرير Edit .

مثال (Cool :-
1- قم بفتح الملف Lesson 1 .

2- حدد النطاق A8:A4.

3- انقر نسخ في شريط الأدوات أو الأمر نسخ copy من القائمة Edit من القائمة تحرير.

4- بدل إلى ورقة Sheet2 بالنقر على علامة تبويب الورقة ، وحدد الخلية B4 .
( ملاحظة: تشير الخلية B4 إلى الزاوية ليسرى العليا لناحية اللصق ) .

5- استعمل زر الماوس الأيمن لنقل الخلية B8 . ثم الأمر لصق خاص Past Special في القائمة المختصرة ثم ينفتح مربع الحوار لصق خاص كما هو موضح في الشكل.

6- حدد الخيار قيم Values الموجود في لصق Past ثم انقر موافق Ok ينغلق مربع الحوار ويتم لصق القيم في نطاق الخلايا الجديدة .

2- نقل الخلايا ضمن ورقة العمل نفسها:
يمكنك نقل الخلايا من موقع إلى أخر ضمن ورقة العمل نفسها وذلك عندما تتطلب ورقة العمل نوعاً من التنظيم والترتيب لتحسين مخرجات عملك.

مثال (9) :-
1- قم بفتح الملف lesson 3 .

2- حدد النطاق c11:c7 .

3- ضع مؤشر الماوس فوق جزء من حدود النطاق واضغط باستمرار على زر الماوس ثم اسحب النطاق إلى H19:H14.

4 -حرر زر الماوس ، يتم إفلات البيانات في مكانها في الموقع الجديد. يجب ان تبدو ورقه العمل كما هو موضح بالشكل:


نقل أوراق العمل أو نسخها ضمن مصنف :
يمكن نقل ضمن المصنف وذلك بإتباع الخطوات التالية:-

1- حدد الورقة أو الأوراق التي تريد نقلها أو نسخها.

2- لنقل الأوراق ، اسحب الأوراق ألمحدده عبر صف علامات تبويب الأوراق.

لنسخ الأوراق ، اضغط المفتاح CTRL.باستمرار واسحب الأوراق فيما بعد.

حرر زر الماوس.



3- إذا قمت بنسخ الأوراق حرر زر الماوس وحرر فيما بعد المفتاح Ctrl.

لتخطيطات البيانية
تحتسب ورقة العمل العلاقات بين الأرقام والتغيرات التي تطرأ على الأرقام لكن من الصعب ملاحظة مختلف الميول في بحر الأرقام . كما أن فهم العلاقات بين الأرقام يصبح أسهل عند تبيينها رسومياً في التخطيطات لأن هذه الأخيرة تجعل المعلومات أكثر وضوحاً يمكن إنشاء تخطيط لإظهار تغييرات البيانات مع الوقت أو كيفية تنسيق إجراء البيانات مع بعضها بشكل عام بعد تخطيط البيانات يمكن إعادة ترتيبها أو إضافة البيانات بفضل Microsoft Excel ومعالج التخطيطات Chart Wizard يمكن بسهولة تحويل البيانات إلى تخطيطات دينامية تستعمل في العروض التقدمية أو التقارير. أيضاً ، عند تغيير القيم في بيانات ورقة العمل يعرض التخطيط القيم الجديدة تلقائياً .



إنشاء التخطيطات
هناك طريقتان لإنشاء التخطيطات بواسطة معالج التخطيطات Chart Wizard:

1- إنشاء تخطيط على نفس ورقة العمل .

2- إنشاء التخطيط على ورقة عمل أخرى .

توجد هناك عدة أنواع من التخطيطات منها الشرطي (Bar chart) والدائري (Pie chart) والمساحي (Area chart) وغيرها هذه الأنواع ولكل تخطيط وظيفة إيضاح تختلف عن الأخرى .

ولكل نوع من هذه التخطيطات استخدامات معينة، أي أنه التخطيط المستخدم يعتمد على نوع البيانات الرقمية المراد إبرازها كي يتمكن التخطيط من التغبير عنها بشكل يسهل على القارئ معرفة وفهم هذه البيانات وتبعاً لنوع التخطيط يمكن عرض البيانات بعدة طرق وهي :
1) تقارن التخطيطات الشرطية وتخطيطات سلاسل البيانات كأرقام المبيعات في عدة مناطق أو في عدة سنين والتخطيطات الشريطية أفضل لمقارنة بين العناصر في حين أن تخطيطات الأعمدة أفضل لإظهار التغييرات على مر الزمن.

2) تظهر التخطيطات الدائرية العلاقة بين الأجزاء والكل .

3) تعتبر التخطيطات المساحية والخطية التخطيطات الأفضل لإظهار مدى التغيير الحاصل في القيم على مر الوقت .

ومع استعمال مختلف أنواع التخطيطات ستعرف أيا منها يناسب البيانات أكثر من غيرة .

وسنتعرف على طريقة وخطوات إنشاء التخطيطات البيانية من خلال المثال التالي:

مثال (10):-
أدخل بيانات عدد الذكور والإناث الملتحقين بالدراسة في المرحلة النهائية بكليات جامعة عدن كما هو موضح أدناه.

1- قم بتحديد الخلايا A2:C8، وهذه العملية ضرورية قبل تطبيق المخطط البياني، لأن قيم هذا المجال هي التي ستقوم بإنشاء ذلك المخطط.

2- انقر الزر معالج التخطيطات على شريط الأدوات القياسي . سيظهر لك صندوق حوار معالج التخطيطات، والذي سيقودنا على إنشاء المخطط من خلال أربع خطوات

.

3- نلاحظ لائحة بأنواع التخطيطات Chart type مع عرض رسومي لكل نوع منها، نختار من بينها النوع عمودي.

4- أنقر الزر التالي Next للانتقال إلى الخطوة 2 من معالج التخطيطات ويعرض فيها شكل المخطط الذي تم اختياره


فإذا لم يناسبك هذا الشكل فيمكنك النقر على زر السابق للعودة إلى الخطوة السابقة لتغيير خيارك وإلا فاضغط زر التالي للانتقال إلى الخطوة الثالثة.

5- الخطوة الثالثة من معالج التخطيطات وهي خطوة خيارات التخطيط



ومن خلال صندوق الحوار السابق يمكننا كتابة بعض البيانات الخاصة كالتالي:

أ‌- عناوين التخطيط :

ومن خلال هذا الخيار يمكننا وضع عنوان عام للتخطيط وعناوين لمحاور التخطيط سواء المحور السيني أو الصادي.

ب‌- محاور التخطيط :

تبين قيم المحورين السيني والصادي.

ت‌- خطوط الشبكة:

تمكنك من إظهار أو إخفاء خطوط الشبكة الرأسية والأفقية.

ث‌- وسائل الإيضاح:

تمكنك من إظهار وإخفاء وسيلة الإيضاح وتحديد موقعها.

ج‌- عناوين البيانات:

تمكنك من كتابة بعض البيانات في رؤوس أعمدة التخطيط.

ح‌- جدول البيانات:

تمكنك من إظهار وإخفاء جدول البيانات الأصلي.

6- انقر زر التالي للانتقال إلى الخطوة الرابعة والأخيرة والتي تتيح لك تعيين موقع التخطيط، ويمكننا وضع التخطيط في نفس الورقة باختيارنا للخيار " ككائن في " أو يمكننا من وضع التخطيط في ورقة جديدة من خلال خيار " كورقة جديدة " .




7- ننقر زر إنهاء Finish ، فيظهر لنا التخطيط وفقاً لاختياراتنا، فنقوم بحفظ الملف باسم Lesson 4.


2- تحرير بيانات التخطيطات وحذفها :

إذا كان التخطيط يحتوي على معلومات كثيرة أو قليلة أو خاطئة يمكن حذف أو إضافة أو تغير البيانات بالإضافة إلى حذف سلسلة من التخطيط أو إضافة صف بيانات أو تبديل ترتيب سلسلة البيانات في التخطيط .

· يمكننا أن ننقر على أي عنصر من عناصر التخطيط للتعديل عليه كأن ننقر على مربع عنوان التخطيط ونقوم بتحرير عنوان لتخطيطك .

· يمكننا سحب التخطيط من أي مكان فيه إلى مكان آخر لتغيير موقعه.

· يمكننا حذف التخطيط أو أي عنصر من عناصره من خلال تحديده والضغط على زر حذف Delete أو اختيار أمر مسح من قائمة تحرير.

· يمكننا تغيير حجم التخطيط بسحب المقابض المحيطة به (المربعات السوداء الموجودة على إطار التخطيط).

يمكننا تغيير شكل التخطيط من الأداة (أنواع التخطيط) الموجودة في شريط الأدوات "تخطيط".