وظائف الإدارة العامة التنسق و الرقابة

الخطة المــــــــــــــــعتمدة:
مقدمــــــــــــــــــــــــــــــــة.
المحور الأول: التنسيق.
العنصر الأول: مفهوم التنسيق.
العنصر الثاني: أساسيات ومبادئ التنسيق.
العنصر الثالث: أهداف التنسيق. تقييم الأستاذ:
العنصر الرابع: أنواع التنسيق.
العنصر الخامس: اساليب التنسيق.
العنصر السادس: السلطة المسؤولة عن التنسيق.
المحور الثاني: الرقابة.
العنصر الأول:مفهوم الرقابة.
العنصر الثاني : ادوات الرقابة.
العنصر الثالث: الشروط الواجب توفرها في النظام الرقابي.
العنصر الرابع: أنواع الرقابة.
العنصر الخامس: خطوات الرقابة العواقب التي تواجهها.
العنصر السادس: أشكال ومداخل الرقابة.
العنصر السابع :تقسيمات الرقابة.
خاتمـــــــــــــــة
مراجــــــــــــع
-مقدمــــــــة(Introduction):

-المحور الأول:التنسيق.
العنصر الأول: مفهوم التنسيق
عرف الأستاذان موني ورايلي التنسيق على أنه : تحقيق العمل الجماعي وتحقيق وحدة العمل والتصرف في اتجاه هدف محدد ومتفق عليه وقيل هو وظيفة بمقتضاها يستطيع الإداري أن ينمي هيكلا من الجهود الجماعية والمشتركة بين المساعدين والمرؤوسين ويضمن تحقيق وحدة التصرفات في اتجاه هدف مشترك .
العنصر الثاني: أساسيات ومبادئ التنسيق.
1-أن يكون هناك تناسبا تصاعديا بين ضرورة التنسيق وحجمه وضخامة نطاق الإدارة
2 -ازدياد الحاجة إلى التنسيق مع اتساع مبدأ تقسيم العمل في التنظيم
3 -هناك ارتباط عفوي بين التنسيق وهيكل التنظيم
4 -يعتمد التنسيق على السلطة التي يمنحها التنظيم للإداريين حسب مراكزهم المختلفة كما يعتمد على كفاءة المرؤوسين .
5 -كلما ازداد وعي وفهم أفراد التنظيم كلما سهل تحقيق التنسيق
6 -مرونة التنسيق لمجابهة التغيرات
7 -كلما زادت حيوية طرق الاتصال كلما نجح التنسيق في هدفه
8 -كلما زادت روح التعاون بين أفراد التنظيم كلما أدى ذلك إلى سهولة التنسيق
9 -يجب أن يبدأ التنسيق مبكرا عند إعداد الخطة
10 -استمرارية التنسيق مع المراقبة والمتابعة المستمرة
العنصر الثالث: أهداف التنسيق.
يهدف التنسيق إلى أن يمسك كل خيوط التنظيمات الإدارية ، وليعمل منها بوصلة باتجاه تحقيق الأهداف المرسومة بأعلى درجة من الكفاية وبأقل تكلفة ممكنة ، هذا هو الهدف الأساس لكن ثمة أهداف أخرى مثل
1-منع التعارض في الاختصاصات
مثال على ذلك التعارض الذي يقع كثيرا في العالم الثالث خصوصا في العمل بين مصلحة المجاري من جهة ومصلحة الطرق من جهة أخرى
2 -منع الازدواج في الأنشطة الإدارية
فقد يحدث أن تتعدد المنظمات الإدارية التي تقوم على تحقيق الأهداف واحدة أو متشابهة في مثل هذه الحالات يجب عمل التنسيق على تنظيم وتوحيد جهود هذه المنظمات حتى يتم الوفاء بالأهداف المشتركة بأقل جهد وبأقل تكلفة
3-منع المنافسة
فقد تتنافس المنظمات الإدارية في الحصول على المصدر اللازم لها " مواد أولية أو عنصرا بشريا " فيعمل التنسيق في هذه الحالة على التوفيق بين احتياجات هذه المنظمات وتحديد أوليات الحصول عليها
العنصر الرابع: أنواع التنسيق.
تختلف أنواع التنسيق وهناك أربع أنواع هي التنسيق الداخلي والتنسيق الخارجي والتنسيق الرأسي والتنسيق الأفقي .
•التنسيق الداخلي والتنسيق الخارجي : والداخلي هو الذي يتم بين الفروع والأقسام المختلفة التابعة لمنظمة واحدة لغرض إيجاد نوع من التوافق والانسجام بين نشاط الأفراد داخل كل فرع أو قسم وبين نشاط الأفراد في الفروع والأقسام المختلفة داخل المنظمة ، أما التنسيق الخارجي فيقصد به إيجاد نوع من التوافق والانسجام بين أوجه نشاط المنظمة الواحدة ككل وبين أوجه النشاط الذي تقوم به غيرها من المنظمات على اختلاف مستوياتها ومثال على ذلك التنسيق الذي يتم بين المحافظات أو بين المحافظة والمدن والقرى الداخلة في ولايتها
•التنسيق الرأسي والتنسيق الأفقي : والتنسيق الرأسي هو الذي يربط أعلى سلطة في المنظمة الواحدة (المدير العام) مثلا وأسفل السلطة في التنظيم كرئيس الفرع ، أما التنسيق الأفقي فهو ذلك التنسيق الذي يتم بين المستويات المتماثلة في المنظمة الواحدة ومثال ذلك التنسيق بين إدارات المخازن لإحدى شركات القطاع العام
العنصر الخامس: اساليب التنسيق التنسيق.
1- التدرج الإداري 2- استخدام القواعد والإجراءات 3- الدور الاتصال 4- فرقة المهمة الخاصة 5- استخدام مفهوم حلقات الوصل 6- استخدام الوحدات التكاملية 7- تكوين فرق عمل عبر الوظائف 8- استعان بأفراد التكامل.
العنصر السادس: السلطة المسؤولة عن التنسيق.
لا نستطيع القول أن القيادة في حد ذاتها هي الأداة الوحيد لتحقيق التنسيق ، إلا أن وظيفة التنسيق لايمكن فصلها عن القيادة بحيث إذا تكلمنا عن إحداها فلابد وأن يتضمن الإشارة إلى الأخرى ولا بد أن نوضح بوضوح تام أن تحديد السلطة ، المراجعة، الاختبار، الاتصال هي خطوات وإجراءات تتصل بصميم عمل القيادي في التنظيم ومن مهمات القيادي أن يستوعب ويتحمل مسؤوليته لتحقيق التنسيق المطلوب ، وله أن يحقق ذلك إذا استطاع أن يوجه جهوده لتحقيق هذا الهدف فما هي الطريقة التي تستطيع فيها القيادة الإدارية أن تحقق أهدافها ؟ إن واقع الحال يشير أنه لا توجد طريقة يمكن أن تحل محل الجهود الشخصية والتفكير الشخصي
وإذا أمعنا النظر ستجد مسئولية التنسيق تقع على عاتق كبار الإداريين ولا يقتصر الأمر على القائد الإداري الذي يعمل في قمة التنظيم ، ولكن سنجد أن أي إداري مسؤول وفي أي مستوى تنظيمي مسئول عن تحقيق التنسيق للأعمال والنشاط الذي يقع من صميم اختصاصه ويظهر بجانب مسئولية التنسيق مبدأ أخر يطلق عليه وحدة القيادة أو وحدة الرئاسة حيث أن تعدد القيادات سوف يؤدي إلى حالة من التخبط في اتخاذ القرارات والى التعارض فيما بينها
إن وجود القيادة والواحدة معناه أنه الملجأ الأخير للسلطة التي يمكن القضاء على أسباب التعارض ، إن القيادة هي صاحبة السلطة التي تمكن الإداري من التنسيق بين المهام وبين الأفراد مع علمنا أن التنسيق كمهمة قيادية يختلف في مسؤوليته .
فقد يكون التنسيق على مستوى الدولة ككل أي على مستوى الجهاز الإداري بأكمله ، وقد يكون التنسيق في حدود وحدة الإدارية الواحدة ، أو وحدتين ولهذا سوف نشير للسلطة المختصة بالتنسيق على مستوى الجهاز الإداري للدولة ككل ن ثم نشير بعد ذلك إلى التنسيق بالنسبة للمنظمات الإدارية داخليا وخارجيا
-المحور الثاني : الرقابة.
العنصر الأول: مفهوم الرقابة.
عتبر الرقابة الإدارية مرحلة أساسية من المراحل العملية لتنفيذ الخطة , ضماناً لنجاح البرامج التنفيذية ومعنى هذا أن أي خطة تتطلب بالضرورة رقابة منظمة وشاملة ومستمرة حتى يمكن التعرف على مواضع الصحة ومواضع الخطأ ومن ثم تحقيق التقديرات والتنبؤات وتعديل الانحرافات على أساس ما يمكن كشفة من معلومات وحقائق وتحسين البرامج ونضم الأداء ومعنى هذا أن الرقابة يجب أن تسري على جميع مكونات الخطة من استثمار وإنتاج وعمالة وتوزيع وصادرات وواردات ... وغيرها..
العنصر الثاني : الشروط الواجب توفرها في النظام الرقابي.
1-الاتفاق مع طبيعة النشاط التي تتم الرقابة عليه 2 -السرعة في كشف الانحرافات 3-المرونة 4 -الاتفاق مع البنيان التنظيمي 5-الاقتصاد في التكاليف 6- الوضوح وسهولة الفهم7-إمكانية تصحيح الأخطاء .
العنصر الثالث : ادوات الرقابة.
ستخدم لإجراء الرقابة من أهمها :
1-الموازنة التخطيطية 2- البيانات الإحصائية والرسوم البيانية 3-التقارير 4-السجلات والمراجعة الداخلية
5-الملاحظة الشخصية 6-الخرائط الرقابية.
العنصر الرابع: أنواع الرقابة
أولاً : الرقابة الداخلية : تقوم الرقابة الداخلية في أية منشأة أو منظمة ’ على أساس وجود جهاز رئيس مهمته الرقابة على كافة نواحي العمل.
إن الغرض من الرقابة الداخلية في المنشأة هو ضبط الأعمال الجارية فيها حتى تصل للأهداف المرسومة لها
ثانياً : الرقابة الخارجية :تعتبر الرقابة الخارجية عملاً متمماً للرقابة الداخلية والرقابة الخارجية شاملة غير تفصيلية كما أنها تمارس بواسطة اجهزة متخصصة بما يكفل الاطمئنان إلى أن الجهاز الإداري للمنظمة لا يخالف القوانين ويستهدف المصلحة القومية ويساير .
العنصر الخامس: خطوات الرقابة و العواقب التي تواجهها.
2- تحديد معايير الداء 2-قياس الأداء.
3 -كشف أسباب اختلاف النتائج عن المعايير الموضوعة واتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيحه التغذية العكسية ( الراجعة (.
عداد معايير الأداء: المعيار أداة قياس، كمّيّة أو نوعيّة، صمّمت لمساعدة مراقب أداء الناس والسّلع أو العمليّات. المعايير تستخدم لتحديد التقدّم، أو التأخر عن الأهداف. طبيعة المعيار المستخدم يعتمد على الأمر المراد متابعته. أيّا كانت المعايير، يمكن تصنيفهم جميعا إلى إحدى هاتين المجموعتين: المعايير الإداريّة أو المعايير التّقنيّة. فيما يلي وصف لكلّ نوع.
أ - المعايير الإداريّة: تتضمّن عدة أشياء كالتقارير واللوائح وتقييمات الأداء. ينبغي أن تركّز جميعها على المساحات الأساسيّة ونوع الأداء المطلوب لبلوغ الأهداف المحددة. تعبّر المقاييس الإداريّة عن من، متى، ولماذا العمل
مثال: يطالب مدير المبيعات بتقرير شهريّ من كلّ الباعة يبين ما تم عمله خلال الشهر.
ب - المعايير التّقنيّة: يحدّد ماهية وكيفية العمل. وهي تطبق على طرق الإنتاج، والعمليّات، والموادّ، والآلات، ومعدّات السلامة، والموردين.. يمكن أن تأتي المعايير التّقنيّة من مصادر داخليّة وخارجيّة
مثال: معايير السلامة أمليت من خلال لوائح الحكومة أو مواصفات المصنّعين لمعدّاتهم.
متابعة الأداء الفعليّ: هذه الخطوة تعتبر مقياس وقائيّ.
قياس الأداء: في هذه الخطوة، يقيس المديرين الأداء ويحدّدون إن كان يتناسب مع المعايير المحدّدة. إذا كانت نتائج المقارنة أو القياسات مقبولة -خلال الحدود المفترضة- فلا حاجة لاتخاذ أي إجراء. إما إن كانت النتائج بعيدة عن ما هو متوقع أو غير مقبولة فيجب اتخاذ الإجراء اللازم.
تصحيح الانحرافات عن المعايير: تحديد الإجراء الصحيح الواجب اتخاذه يعتمد على ثلاثة أشياء: المعيار، دقّة القياسات التي بيّنت وجود الانحراف، وتحليل أداء الشخص أو الآلة لمعرفة سبب الانحراف. ضع في الاعتبار تلك المعايير قد تكون مرخيّة جدًّا أو صارمة جدًّا. القياسات قد تكون غير دقيقة بسبب رداءة استخدام آلات القياس أو بسبب وجود عيوب في الالات نفسها.
. وأخيرًا، من الممكن أن تصدر عن الناس أحكاما رديئة عند تحديد الإجراءات التّقويميّة الواجب اتخاذها
الصعوبات العوائق التي تواجه الرقابة:
2-تعدد الرقابة 3-الخوف من المسائلة وانعدام المرونة عدم دقة الرقاب 1-
العنصر السادس: أشكال ومداخل الرقابة.
أشكال الرقابة :
1-رقابة سابقة : تستهدف التأكد من الموراد الداخلة من الناحيتين الكمية والكيفية وذلك قبل دخولها نظام الإنتاج
2- رقابة جارية : يقصد بها الرقابة أثناء عملية تحويل المدخلات إلى مخرجات
3- رقابة لاحقة : تتعامل الرقابة اللاحقة مع مخرجات النظام من السلع والخدمات من حيث : الكم والكيف مثل : ( مكافأة العاملين وتوزيع الأرباح(
مداخل الرقابة :
مداخل اجتماعية / مداخل قانونية / مداخل إدارية.
العنصر السابع: تقسيمات الرقابة.
تقسيمات الرقابة :
يمكن تقسيم الرقابة إلى أنواع متعددة وذلك وفقا لعدد من العوامل مثل : الزمن والنوع والمكان
فمثلاً تقسيم الرقابة إلى ......قبلية وبعدية فالقبلية هي التي تتم قبل التنفيذ
أما فيما يتصل بالإنتاج فإن الرقابة تسعى للتعرف على مدى استغلال الطاقة المتاحة وتحقيق خطة الإنتاج المقررة
فيما يتعلق بالتمويل فإن الرقابة تنصب على المواد المالية بأنواعها
كذلك تنقسم الرقابة إلى ...........إدارية ومحاسبية
ويمكن تقسيمها بناء على هذا إلى ..........تشغيلية أو تنفيذية وتخطيطية
وعلاوة على ذلك فالرقابة قد تكون ..........كمية أو كيفية
وهناك الرقابة...... المكتبية والحقلية
ويمكن تقسيم الرقابة إلى ......عامة وتخصصية
كذلك يوجد في الرقابة ماهو.... مستندي يعتمد على فحص المستندات
وهناك أنواع من الرقابة وفقا لمصادرها مثل ( الرقابة الشعبية والتشريعية والقضائية والإدارية والمصرفية وغيرها (
أما أهم أنواع الرقابة فهي.... الرقابة الداخلية والأخرى الخارجية حيث لابد من توفر هذين النوعين للتثبت من صحة القيام بأي عمل
-خــــاتمة(Conclusion)
المراجع:
1 رفعت بسيوني، علم الإدارة العامة ، الدار الجامعية ، الإسكندرية .
2-محمد فريد إسماعيل السيد إبراهيم سلطان ، مبادئ الإدارة ،الدار الجامعية ، الإسكندرية .
http://www.mn940.net/forum/forum131/thread6583.html 3-
يوم: 06/11/2012
-إضـافات(Additions) ...........................................................................................................................................................................................