التحرير الإداري

مقدمة
المبحث الأول : مفهوم التحرير الإداري
المطلب الأول : تعـريف التحرير الإداري
المطلب الثاني : مرتكزات التحرير الإداري
المطلب الثالث : أنواع المحررات الإدارية
المطلب الرابع : أهمية التحرير الإداري
المبحث الثاني : قواعد التحرير الإداري
المطلب الأول : الخصائص التنظيمية للتحرير الإداري
المطلب الثاني : ممـيزات الأسلــوب الإداري
المطلب الثالث : صيـغ الكتــابة الإداريـة
المطلب الرابع : نماذج المراسلات الإدارية
الخاتمة


مقدمـــــــــة
يعتمد النشاط الإداري عموما و الاتصال بوجه خاص، في الإدارات و المؤسسات العمومية،
على الوسائل الكتابية و الدعائم الورقية بشكل أساسي، و ذلك لاعتبارات عملية و تنظيمية و قانونية؛ و
عليه يمكن القول أن نجاعة الإدارة العمومية و فعالية أنشطتها يرتبطان ارتباطا وثيقا بمدى صلاحية و
سلامة الوثائق و النصوص المحررة فيها، و من ثم يتوجب على الموظفين العموميين، على اختلاف
مستوياتهم و وظائفهم، حيازة المؤهلات اللازمة لتحرير المراسلات و الوثائق الإدارية بشكل سليم و
صحيح، شكلا و مضمونا.
إن استعمال الرسالة في الحياة المهنية اليومية أصبح أمرا شائعا ,لأنها وسيلة تلبي حاجات التبليغ الأساسية فالرسالة في واقع الأمر ما هي إلا مجموعة من المعلومات تأتي في شكل موضوعي وفق نظام محكم من التمحيص والدقة وان تحرير الوثائق الإدارية بتعدد أنواعها واختلاف طبيعتها تحتاج إلى الإلمام بقواعد الكتابة وتعابيرها أو بمعنى أخر سلامة الأسلوب وصحته ’ وللأسلوب معنى آخر أعم وأشمل ’ إذ يقصد به الطريقة التي يستعملها المحرر في اختياره للمفردات تركيبها وترتيبها بالصيغ التي من خلالها ينقل لغيره الفكرة أو الأفكار التي يريد التعبير عنها أو إبلاغها ، فالتحرير قد يقتصر على طريقة الكتابة والبراعة في عرض الموضوع من خلال ترتيب أجزائه وإبراز نتائجه ونستخلص من هذا أن الأسلوب الإداري متميز عن الأساليب الأخرى كالأسلوب الأدبي .
و عليه سنتطرق في بحثنا هذا إلى تقديم منهجية واضحة المعالم لتحرير الرسالة الإدارية وذالك من خلال إبراز بعض الجوانب والتقنيات المنهجية للتحرير الإداري سنفرغها في قالب متفرع إلى مبحثين متمثلين في إبراز المفهوم والقواعد المنهجية للتحرير الإداري تحت الإشكالية التالية :

ماهو التحرير الإداري ؟ و ماهي مبادئه ؟



المبحث الأول : مفهوم التحرير الإداري
المطلب الأول : تعريف التحرير الإداري
أولا : لغة :
حرر يحرر تحرير أي كتب , وتحرير الكتاب وغيره تقويمه.
وتحرير الكتابة : إقامة حروفها وإصلاح السقط والسقط هوا لخطأ في القول والحساب والكتابة
هو لغة مشتقة من حرر أي أطلق صراح الفكرة أو إعطاء الحرية للتعبير
ثانيا : اصطلاحا :
تعني الإنشاء والكتابة , ويمكن تعريفه "مجموع الوثائق التي تحررها الإدارة بواسطة موظفيها , وتستعملها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإدارية الأخرى , وكذالك للقيام بعملياتها المختلفة بغية الوصول إلى الهدف المسطر لها
التحرير الإداري هو عملية إنشاء أو كتابة مختلف المراسلات و الوثائق و النصوص الإدارية وفق صيغ و مواصفات خصوصية تستجيب لمقتضيات نابعة من طبيعة النشاط الإداري و من نوعية الروابط بين مختلف الوحدات و المستويات الإدارية و كذا علاقات هذه الأخيرة بالمتعاملين الخارجيين ، ففن التحرير يكتسب بمعرفة القواعد الأساسية للكتابة ثم بالخبرة التي لا تأتي الا بالممارسة .1
1,حباني رشيد ، دليل تقنيات التحرير الإداري و المراسلة ، ط1 ، دار النجاح ، الجزائر ، 2012 ، ص18 .

المطلب الثاني : مرتكزات التحرير الإداري
المرتكزات الأساسية للتحرير الإداري هي مجموع الضوابط و المتطلبات الواجب مراعاتها من أجل أداء عملية التحرير بطريقة صحيحة و فعالة، و تتلخص أهم الضوابط في:
الضوابط الشكلية ، الضوابط القانونية ، الضوابط اللغوية
الضوابط الشكلية
تصاغ مختلف المراسلات و الوثائق و النصوص الإدارية في قوالب و أشكال خصوصية، تبرز من خلالها الهوية الإدارية للوثيقة: مصدر الوثيقة، طبيعتها، مرجعيتها... و تضفي عليها الصفة الرسمية. و تندرج هوية الوثيقة و طابعها الرسمي ضمن الإطار القانوني و التنظيمي المسير للنشاط الإداري.
الضوابط القانونية
يتوجب على المحرر الإداري مراعاة مضامين النصوص التشريعية و التنظيمية المتعلقة بالشأن موضوع المراسلة أو الوثيقة. توخيا لمبدأ المشروعية التي يجب أن تتحلى بها كل التصرفات الإدارية و استنادا إلى مبدأ حجية الوثيقة الإدارية و ما يترتب عنها من آثار و التزامات قانونية، ينبغي على المحرر الحرص التام على مطابقة محرراته للنصوص القانونية السارية، دفعا لأي عيب شكلي أو موضوعي قد يشوب هذه المحررات.
الضوابط اللغوية

ضمانا لدقة المحررات الإدارية و وضوح معانيها، يتوجب على المحرر الحرص على الكتابة الصحيحة و الفصيحة و البعيدة عن كل ما يشين التراكيب اللغوية أو يعيق الإبانة عن المعاني المقصودة كالإعراب أو بناء الجملة أو دِلالات الصيغ الصرفية أو غيرها.
و يندرج ضمن الضوابط اللغوية مراعاة الاستعمال الصحيح و المنضبط للمصطلحات، لاسيما المصطلحات القانونية و الإدارية ، للإدارة عددا كبيرا من المصطلحات ينبغي للمحرر أن يعرف مدلولها الدقيق . 1
1 بن تريدي بدر الدين ، المراسلة العامة و التحرير الإداري ، ط1، دار المعرفة ، الجزائر ،2005 ، ص9 .
المطلب الثالث : أنواع المحررات الإدارية
نظرا لتعدد الأنشطة الإدارية و تنوعها فإن المحررات تتعدد و تتنوع تبعا لذلك، غير أن
تصنيف هذه الوثائق تعترضه صعوبات كثيرة ، فصنف الدليل الوظيفي الصادر عن المجلس الأعلى للغة العربية الوثائق الإدارية إلى :
المراسلات الإدارية
الرسالة الإدارية هي الأداة المستخدمة للتواصل أو ربط علاقات بين الإدارة العمومية و الأشخاص الطبيعيين أو الاعتباريين، أو للاتصال مع المصالح الإدارية الأخرى.
و تعتبر الرسالة أهم وثيقة إدارية نظرا لسعة استعمالها و تعدد مجالات استخدامها ، حيث تلعب المراسلة الإدارية دورا كبيرا في توثيق الصلة بين هياكل الإدارة الواحدة وتجسيد روح التعاون و التنسيق بين مختلف الفروع الإدارية 2
2 بوضياف عمار ، المرجع في تحرير النصوص القانونية و الوثائق الإدارية ، ط1، جسور، الجزائر، 2009، ص 176.
الوثائق الإدارية
هي مجموعة أوراق أو سجلات نظامية و رسمية صادرة عن جهات إدارية مخولة قانونا أو تنظيما فهي عبارة عن :
• ورقة أو أوراق أو سجلات صدرت بشكل قانوني و نظامي ، و تضمن معطيات و معلومات معينة
• إن هذه الوثيقة صادرة عن جهة إدارية قد تكون مركزية أو محلية أو مرفق عام
• أنها أداة للتعبير عن موقف الإدارة أو تأكيد واقعة ما 3
و تتمثل هذه الوثائق بالخصوص في التقرير و المحضر و عرض الحال و المذكرة.
3 بوضياف عمار ، مرجع سابق ، ص 83 .
النصوص الإدارية
تتخذ الإدارة العمومية على المستويين المركزي (الوزارات) و المحلي (الجماعات المحلية) و كذا المؤسسات العمومية ذات الطابع الإداري أو ذات الطابع العلمي و الثقافي و المهني، قراراتها في شكل نصوص تنظيمية أو تنفيذية، في إطار المنظومة التشريعية السارية (القوانين و الأوامر).
يضاف إلى ذلك نوع آخر من النصوص ذات الغرض التفسيري للتدابير و الأحكام الواردة في النصوص المعيارية، و تهدف هذه النصوص التفسيرية أساسا إلى توحيد فهم النصوص التشريعية و التنظيمية و توضيح طرق و أساليب تنفيذها، و يأتي على رأس النصوص التفسيرية المناشير و المذكرات التوجيهية. و هذه تنقسم بدورها إلى قسمين:
- النصوص التنظيمية (المراسيم، القرارات، المقررات...)
- و النصوص التفسيرية (المناشير، التعليمات،المذكرات التوجيهية ....)
&المجلس الأعلى للغة العربية ، دليل وظيفي في ادارة الموارد البشرية (مصطلحات و نماذج ) ، منشورات المجلس ، 2006، ص 117-121.
المطلب الرابع : أهمية التحرير الإداري
مازالت الوثائق الإدارية المكتوبة عموما والرسالة الإدارية على وجه الخصوص لها وزنها الكبير , نظرا لأهميتها في الحياة العملية واليومية فنجدها صارت من الوثائق الإدارية الغالبة في الاستعمال وتندرج أهميتها تبعا للمهام التي تتضمنها والتي يمكن ترتيبها على النحو الأتي :
1- الوسيلة الغالبة في اتصال وفي نقل المعلومات :
للمراسلات الإدارية مكانة خاصة في النشاط الإداري فهي من بين الوسائل الغالبة والجارية العمل والتعامل بها في العلاقات الإدارية فيجب على مستعملها حسن استعمالها ,كما تعتبر من بين أهم العوامل التي تساهم في نجاح أي تنظيم إداري , نقل المعلومات وإيصال الحقائق إلى الأشخاص المعنيين بأي أمر , بالإضافة إلى حسن استغلال الثروة اللغوية والدقة في التعبير , كما أنها تعتبر وسيلة تلبي حاجات التبليغ الأساسي

& بوحميدة عطاء الله، مبادئ في المراسلات الإدارية مع نماذج تطبيقية ، ط4، ديوان المطبوعات، الجامعية ، الجزائر ، 2009،ص7.
2- أنها مادة عمل وميدان للتطبيق :
إن الإلمام بقواعد التحرير أمر ضروري وهذا من اجل التحرير ا لسليم والتحكم في المضمون كما إن الموظف عليه إيجاد هذه القواعد حتى يتسنى له إيصال ونقل المعلومات إلى المخاطب بها كما يفهمها هو –المسؤول- فأهميتها العملية تشمل كل من العاملين بالإدارة والمتعاملين معها ,فإذا كان كلاما بينهم متبادلا بالكلمة يسمى اتصالا ,آما إذا كان بالكتابة فتسمى مراسلة أو مكاتبة .
3 - أن لها دلالة مادية في الإثبات :
وذالك على أساس أن الوثائق الإدارية أوراق رسمية وأن الكتابة هي أقوى الأدلة في الإثبات وتكون لصورتها الرسمية خطية كانت أو فوتوغرافية حجة بالقدر الذي تكون فيه مطابقة للأصل كما أنها تثبت هوية صاحبها وذالك من خلال الوثائق المرفقة بها وذالك من ناحية الكفاءة
4- تسيير الحركة الإدارية في مؤسسة ما أو شركة.بالإضافة إلى أنها بسيطة الاستعمال , قليلة التكاليف، سهلة الحفظ والرجوع إليها عند الحاجة ، أداة للتواصل والتخاطب والتداول .
& بوحميدة عطاء الله، مرجع سابق ، ص 8 .
المبحث الثاني : قواعد التحرير الإداري
المطلب الأول : الخصائص التنظيمية للتحرير الإداري
يتميز التحرير الإداري بجملة من الخصائص يتصل بعضها بالتنظيم الإداري وما يترتب عنها من احترام التسلسل الإداري وما يتعلق به كالتحلي بروح المسؤولية والحيطة والحذر ثم المحافظة على سر المهنة وهذه الخصائص يجب أن تتوفر في الموظف الإداري أو أي شخص معني بهذا النوع من التحريرات أو المراسلات وهذه الخصائص عبارة عن قواعد تنظيمية يجب احترامها .
احترام التسلسل الإداري
يقوم التنظيم الإداري في الدولة على أساس التسلسل الإداري – التدرج أو السلم الإداري – وهذا الأخير يتخذ شكل هرم يتجزأ إلى عدة أجزاء من الأعلى إلى الأسفل وفقا للقاعدة القانونية الأعلى يسود الأدنى ولابد من الإشارة إلى قاعدة أخرى يجب التقيد بها عندما يتعلق الأمر بالمراسلة الداخلية وهي احترام السلم الإداري ، بمعنى اذا وجهت رسالة الى أحد رؤسائك ، فلابد أن تطلع عليها رؤسائك المباشرين ، مثلا الى السيد مديرالتربية ، بوساطة السيد مفتش التعليم الأساسي ، بوساطة السيد مدير مدرسة ابراهيم الخليل الاكمالية .
يستعمل الرئيس الاداري العبارات التالية ، قررت ، لاحظت ، أمركم ، أوجه ......
أما المرؤوس فأنه ، يقترح ، ينفذ ، يلتزم ، يعرض ، يلتمس .....
& بن تريدي بدر الدين ، مرجع سابق ، ص 14.
المسؤولية والحذر
إن مبدأ المسؤولية هو أساس التحرير الإداري , ويقصد بها هنا سلطة اتخاذ القرار مع تحمل نتائجه , والأصل أن رئيس المؤسسة أو مديرها هو المسؤول الأول عن التنفيذ السليم للمهام التي أسندت إليه في إطار نشاط مؤسسته طبقا للقاعدة " حيث تكون السلطة تكون المسؤولية ", لكن قد يتغيب المدير لمانع ما أو يفوض بعضا من صلاحياته إلى أحد مساعديه لكثرة مهامه ، و عليه يجب على المحرر مراعاة المسؤولية التامة عند التحرير و عدم استعمال ضمير الجمع ًٌ نحن ٌ بل يستعمل ضمير المفرد دون ذكر الضمير .
مثلا : يشرفني ، أعلمكم ، قررت ، بدلا من ، يشرفنا ، نعلمكم .......
أما الحذر فهو التحفظ ، وعدم تحمل المرؤوس للمسؤولية بل يترك الكلمة الأخيرة لمن بيده اتخاذ القرار فعليه أن يختار العبارات اللطيفة و الخفيفة التي لاتحمل إثباتات صريحة ، يستعمل العبارات التالية : يبدو لي ، في رأيي ، يظهر مما سبق ......
واجب المحافظة على سر المهنة
تدخل هذه النقطة ضمن دراسة واجبات الموظف إلا أن لها علاقة وطيدة بالتنظيم ككل وبمبدأ المسؤولية خاصة ، إذ يجب على الموظف أن يحافظ على سر المهنة , فلا يوزع أو يطلع الغير خارج ضرورات مصلحته على أي عمل أو أي شيء مكتوب أو خبر يعرفه شرط ألا يكون ذلك على حساب الإعلام الإداري , كما يمنع من إفشاء وثائق المصلحة أو إتلافها دون تجديد مكتوب من رئيسه الإداري
& بوحميدة عطاء الله، مرجع سابق ، ص 14.
المطلب الثاني : مميزات الأسلوب الإداري
الأسلوب هو طريقة الإنشاء و اختيار الألفاظ و تأليفها للتعبير عن المعاني قصد الإفصاح، و هناك أنواع كثيرة من الأساليب: الأسلوب الأدبي، و الأسلوب العلمي، و الأسلوب الصحفي، أما الأسلوب الإداري فهو أسلوب يتحدد وفق فلسفة معينة مرتبطة يالوظيف العمومي ،وهو ما تجعله يشكل مجالا مستقلا ، ينفرد بخصائص مميزة ، وكذا بصيغ و قواعد خاصة هي :
& حباني رشيد ، مرجع سابق ، ص 22.
أولا: الموضوعية
حفاظا على مصداقية الإدارة العمومية و حرصا على تحقيق المصلحة العامة، يتوجب على المحرر الإداري تجنب الانقياد إلى المؤثرات الذاتية أو الخارجية و التجرد من الأحكام المسبقة أو الانحياز لجهة معينة، و تنعكس هذه الموضوعية على أسلوب الخطاب الإداري الذي ينبغي أن يترفع عن الصيغ العاطفية أو العبارات الانفعالية، و كل ما من شأنه أن يخل بمبدأ التجرد و الحياد، و يستحسن في هذا السياق استعمال لغة خطاب تتسم بالتناسق و تبرز الصفة الوظيفية للمحرر لا صفته الشخصية.
و من مقتضيات الموضوعية أيضا نقل الوقائع أو سرد الأحداث على حقيقتها، أي كما حدثت فعليا، و تجنب أي محاولة لتوجيهها وجهة ذاتية أو التأثير على القارئ بغية تكريس دلالات و أفكار معينة.
ثانيا: الدقة
يقصد بالدقة انتقاء ألفاظ و صيغ تجنب القارئ الوقوع في مزالق الالتباس الدلالي و سوء التأويل، و ذلك بالحرص على اختيار المفردات و العبارات التي تفيد المعاني المقصودة بدقة متناهية و تعبر عن الحدث أو الواقعة بشكل مباشر، وعليه يتوجب على المحرر التدقيق في الصياغة الإدارية، بحيث يختار من الكلمات أدقها للتعبير عن المعنى الذي يجول في ذهنه، و يتجنب الصيغ التي تؤدي إلى تشويه المعاني أو تعيق استيعابها بسهولة و يسر ، فالوثيقة الادارية صادرة عن جهة رسمية و تحمل ختما و توقيعا و ترتب آثار قانونية لذلك .
& بوضياف عمار ، مرجع سابق ، ص 91.
ثالثا: البساطة و الوضوح
المحررات الإدارية هي وثائق موجهة إلى فئات مختلفة و متفاوتة من حيث المستويات العلمية و المعرفية، و حتى تكون هذه المحررات مفهومة و واضحة للجميع ينبغي على المحرر استخدام أسلوب بسيط و واضح ، فمثلا : الوثيقة الادارية مجسدة في القرار الاداري و ان كانت غامضة فان صاحب المصلحة طبقا للمادة 801 من قانون الاجراءات المدنية و الادارية قد يلجأ للقضاء الاداري طالبا تفسير مصطلح أو ألفاظ واردة في قرار اداري.
& بوضياف عمار ، مرجع سابق ، ص89 .
و ترتكز هذه البساطة على استخدام المفردات المتداولة بكثرة في الحياة الإدارية و التي يستطيع القارئ استيعاب مدلولاتها بسرعة و بدون عناء، و تقصير العبارات بما يسمح بقراءتها بسهولة و يسر، و تجنب التكرار و التكلف و الصيغ الطويلة و الغامضة.

رابعا: الإيجاز
يقصد بالإيجاز في الأسلوب الإداري ، هو التعبير عن الفكرة أو الأفكار التي يشتمل عليها موضوع المحررات الإدارية بأقل ما يمكن من الألفاظ والعبارات
تجنب تحميل الوثيقة مواضيع متعددة أو غير متجانسة؛ و كذلك الحرص على خلو التحرير من الحشو والتطويل غير اللازم.
خامسا: المجاملة
يعبّر عن المجاملة باستعمال العبارات التي تهدف إلى احترام و مراعاة مشاعر المخاطبين و تجنب استعمال العبارات المحقرة أو المضايقة.
و تتجلى هذه المجاملة بالخصوص في استعمال صيغ خاصة عند الرد على طلبات المواطنين أو المستخدمين، حيث يتوجب على المحرر التحلي باللباقة و انتقاء العبارات الإيجابية التي تترك باب الأمل مفتوحا في حس المخاطب بها و ذلك حتى في حالة الرد السلبي ، كرفض طلب توظيف نستعمل العبارات التالية : يؤسفني ، لا يمكنني في الحال ، يبدو لي متعذرا الآن ، أرى أنه ليس من الحكمة.........
& بوحميدة عطاء الله، مرجع سابق ، ص 17 .
المطلب الثالث : صيغ الكتابة الإدارية
تجدر الإشارة إلى أن الأسلوب الإداري المستعمل في المراسلات الإدارية يتنوع بتنوع موضوع مستوى المحرر , غزارة أفكاره وكذالك الشخص المرسل إليه كما يتأثر بالمحيط السياسي والاقتصادي والاجتماعي والثقافي السائد .
ويختلف أسلوب الكتابة حسب وجهة الإدارة فإذا كانت تسلطية وجدنا هذه الصيغ و التعابير في شكل أوامر وبالمقابل قد تكون الإدارة حيادية تعمل بموضوعية وتراعي الجانب الإنساني في علاقاتها وحتى من خلال مراسلاتها .
ويمكننا ترتيب هذه الصيغ التي تتنوع بتنوع الموضوع وبنيته , ثقافة المرسل وشخصية المرسل اليه يمكن ترتيبها على النحو الأتي :
1- صيغ التقديم :
ويقصد بها تلك العبارات التي تستهل بها الرسالة الإدارية و المستعملة من المحرر عند الشروع في الكتابة ,هذه الصيغ تمهد القارئ إلى المضمون .
وهذه العبارات تتجسد في كلمة : يشرفني التي يجب استعمالها مرة على الأكثر إما في بداية أو وسط الرسالة ,وتنقسم هذه الصيغ بدورها إلى :
أ- صيغ التقديم بدون مرجع :
وتستعمل في مقدمة المراسلة وتتنوع بحسب ما إذا كانت المراسلة صاعدة أو ناماوالة ومن العبارات المستعملة : يشرفني أن أعلمكم / أن أطلب رأيكم / أن أرسل إليكم / بعض العبارات المستعملة من الموظف المرؤوس :
يشرفني أن أحيطكم علما / يشرفني أن أعرض عليكم / يشرفني أن أحيل عليكم /
ب- صيغ التقديم بمرجع :
تستعمل هذه الصيغ في مقدمة المراسلة و تذكر بالمرجع المستند إليه وتأتي العبارات المستعملة على النحو الأتي :
- ردا على رسالتكم رقم..... .المؤرخة في ........ والمتعلقة بـ .............. , يشرفني ......



2- صيغ العرض والمناقشة :
وهي تلك المرتبطة بالموضوع وهذه الأخيرة تتنوع بتنوع الموضوع المعالج ومستوى المحرر وغزارة أفكاره ويمكن ترتيبها على النحو الأتي :
أ- الصيغ المستعملة من الرئيس الإداري :
- قررت أو سأتخذ قرارا من... / لاحظت أو ألاحظ .../ كان يجب عليك أو من الواجب عليك ..../ سأتخذ موقفا ما ...
ب- الصيغ المستعملة من موظف مرؤوس :
- أعتقد .../ أسمح لنفسي .../ لا أستطيع إلا.../ عليك بإفادتي بكل ../ يرجع لي أو أرى من صلاحياتي
جـ- بعض صيغ الترتيب :
أولا : ................., / ثانيا : ................,/ ثالثا : ...........
من جهة ......../ من جهة أخرى ...../ وبالتالي ....../ بصفة رئيسية ..../ بصفة ثانوية .........
- نظرا .../ وبالمقابل ..... / بالإضافة إلى ..... / فضلا عن ....فإن ........, الخ من الصيغ .
د- صيغ تقديم الحجج والمبررات :
ولابد للتأكيد على مضمون الرسالة يدعم النص بمجموعة من الحجج وهذه الأخيرة يجب أن تصاغ كالأتي : - تطبيقا للنصوص التنظيمية المتعلقة بـ .........
- حسب ما تضمنته المذكرة المؤرخة في ............
-3 صيغ الخاتمة :
تختلف عبارات الاحترام بحسب اختلاف مركز المرسل إليه والعبارة المثلى التي تختم بها الرسالة الإدارية هي العبارة التي يتبوأها المرسل إليه ويجب على المحرر عدم التملق فيها أي احترام السلم الإداري بين المرسل والمرسل إليه .
وفي الختام (أو ختاما )........ / وفي النهاية ...../ و خلاصة القول ..../ ومما سبق.....

- بوحمبدة عطاء الله ، مرجع سابق ، ص 43-47.

خاتمة
فالمراسلات الإدارية كونها من وسائل الاتصال المباشر لا يكمن الاستغناء عنها نظرا لأهميتها في الحياة اليومية والعصرية , ولقد أستخدم الأولون الرسالة فكانت هي الأداة الوحيدة التي تنقل الخبر وتعلم أو تبلغ المخاطب بها عن الأوضاع أو المواقف ، فالتحرير الإداري من بين المواضيع التي تهم الطالب بل وبالأخص الموظف الإداري التي تمكنه من التراسل الإداري ,
فقد يقتصر على طريقة الكتابة والبراعة في عرض الموضوع من خلال ترتيب أجزائه وإبراز نتائجه ونستخلص من هذا أن الأسلوب الإداري متميز عن الأساليب الأخرى كالأسلوب الأدبي أو غيره

قائمة المراجع
1. بن تريدي بدر الدين ، المراسلة العامة و التحرير الإداري ، ط1، دار المعرفة ، الجزائر ،2005.
2. بوحميدة عطاء الله، مبادئ في المراسلات الإدارية مع نماذج تطبيقية ، ط4، ديوان المطبوعات
الجامعية ، الجزائر ، 2009.
3. بوضياف عمار ، المرجع في تحرير النصوص القانونية و الوثائق الإدارية ، ط1، جسور ، الجزائر ، 2009 .
4. حباني رشيد ، دليل تقنيات التحرير الإداري و المراسلة ، ط1 ، دار النجاح ، الجزائر ، 2012 .
5. المجلس الأعلى للغة العربية ، دليل وظيفي في ادارة الموارد البشرية (مصطلحات و نماذج ) ، منشورات المجلس ، 2006 .

تشتمل هذه المذكرات على القواعد الأساسية الخاصة بتحرير أهم الوثائق المستعملة في الإدارة على نطاق واسع مثل وثائق السرد الإدارية كالرسالة الإدارية والتقرير وعرض حال
والمحضر........الخ
وبيّنا في هذا الصدد الأسلوب الإداري حيث يتميز عن باقي الأساليب الأخرى في اختياره المصطلحات والتعابير المطلوبة لتكوين الوثيقة المحددة مطابقة لقواعد القانون والعرف الإداريين وخصصنا في الأخير مجموعة من النماذج المتعلقة بهذه المحررات الإدارية مراعاة للشكل أيضا وإذ أضع هذه المذكرات المتواضعة في صرح خدمة التكوين وأرجوا أن تجد لدى القارئ الكريم القبول.
التحـــــــــــــرير الإداري

تعريف: يعتبر التحرير الإداري عملية الكتابة للوثائق والمراسلات والنصوص والتعليمات وفق صيغة إدارية ورسمية باستخدام أسلوب فني متميز.

التحرير الإداري يستخدم الأسلوب الإداري الذي يتميز عن باقي الأساليب الأخرى بخصائص خاصة بالإدارة باعتبار ها مرفق عام وصاحب سلطة، يتعين اختيار المصطلحات الخاصة و التعبير المطلوب حتى تكون الوثيقة المحررة مفهومة وواضحة من أجل تحقيق هدف الإدارة.

تعد وثائق إدارية جميع المراسلات والمحررات والمستندات التي تتعامل بها الإدارة فيما بينها وبين الجهات الأخرى كالأشخاص الاعتبارية أو الطبيعية.

ويمكن حصر هذه المحررات فيما يلي:
1- المراسلات: وتلجأ إليها الإدارة عندما تريد التعامل أو الاتصال أو المخاطبة (كالرسالة، والإعلان والمذكرة والبلاغ البرقية، والاستدعاء ........الخ

2- الوثائــــــق: تتعلق بأحداث الإدارية ونشاطها وهي تُعرف بوثائق السرد الإدارية (كالتقرير وعرض حال والمحضر)

3-النصـــــوص: وتعتبر وسيلة من وسائل تعتمد عليها الإدارة أثناء ممارسة نشاطها القانوني تجاه الأشخاص (كالمرسوم، القرار، المقرر............الخ)

الأســـــــــــــــــــلوب الإداري


Le style Administratif


يعتبر الأسلوب الإداري طريقة للتعبير كتابة بلغة سهلة ودقيقة ومميزة مستندة من نصوص منظمة للإدارة باعتبارها صاحبة سلطة وتعمل لتحقيق مصالح للجمهور وعلى هذا الأساس يتميز الأسلوب الإداري بما يلي:

1- احترام النظام التسلسلي : Le respect de la hiérarchie

يقوم التنظيم الإداري على التسلسل في الوظائف والرتب
(رئـيس ـــــــــــــــــــ (Supérieur
(مرؤوس ــــــــــــــــــــ Subordonné )

وهنا يترجم في عملية التحرير من خلال الكتابات الإدارية بحيث نستطيع القول أن هناك لغة خاصة بالرئيس ولغة المرؤوس.
فالرئيس هو الذي :يأمر il ordonne
يلاحظ il constate
يطلب il demande

بينما المرؤوس: يرجو il prie
يقترح il propose يقدم عرض il rend compte

2-المسؤوليةLa responsabilité

يعتبر مبدأ المسؤولية من أهم الأسس بالنسبة للإدارة فالأعمال والمحررات الإدارية يقوم بها أشخاص لهم اختصاص في ذلك.
فاستعمال ضمير المتكلم المفرد (أنا ــــــ (Je مطلوب كما أن السلطات تستعمل ضمير الجمع (نحن ــــ Nous) للتعظيم في حالة تحرير العقود والوثائق ذات الأهمية كالشهادات.

3-الموضوعية: L'objectivité

إن الإدارة في خدمة الجمهور وتعمل لفائدة الصالح العام في حياد وموضوعية وهذا يلزم المحرر الإداري اجتناب كل التعابير العاطفية والتحكمية .
مثلا : يسرني ، يفرحني ، ""J'ai le plaisir
يؤسفني ،""J'ai le regret
يؤلمني ...

4-المجاملة:Courtoisie

باعتبار المحرر الإداري موضوعي ومسؤول يجب عليه أن يراعي شعور المواطنين وخاصة في طلباتهم اليومية، وهذا باستخدام عبارات من شأنها أن تبقى الآمال ولا تقطع صلة المواطن بالإدارة.

مثلا:" ليس بإمكاننا حاليا..."
" لقد أخذت علما بطلبكم وسوف لن يفوتني..."
" عندما تسمح الظروف..."

5-الدقة: Précision

يجب على المحرر الإداري أن يذكر بدقة جميع الوثائق الثابتة وبذالك يكون دقيقا في المعلومات التي يعطيها وأن يكون واضحا في المعنى والعرض الذي يريد الوصول إليه الفرد، لأن الإدارة تستعمل عبارات من القانون الإداري أو المالي أوالجبائي والتي يجب على المحرر الإداري معرفتها.

مثلا:"رسالتكم رقم..."، "..بتاريخ..." ، "...المتعلقة..."
بدلا من: " رسالتكم التي أرسلتموها في الشهرالمنصرم..."

6-الإيجـــــــاز:La Concision

يجب على المحرر الإداري أن يعبر عن فكرة معينة بأقل ألفاظ ممكنة وذلك بتجنب التكرار والعبارات التي تفيد التأويل والتفسير فلا إضافة ولا حذف.


7-الحذر: La Prudence

يجب على الإداري أن يكون حذرا حتى لا يقع في الخطأ لأنه مجال للخطأ في الإدارة وهذا معناه الدقة في التعبير وهذا باستعمال لغة بسيطة وواضحة.

8-استعمال الضمير المجهول لإخفاء مصدر الخطأ:

"لوحظ لي..." "Ma été donné de constater…"
"أخبرت بكذا..." " "J'ai été saisi par...
"ألفت انتباهي..." "Mon attention a été attiré par…"
9-صيغ الخاتمة: Formule de conclusion

"في الخلاصة..." "En conclusion… "
"أخيرا..." "En fin…"
"في نهاية الأمر..." "En définitif (ve)…"
"وبالتالي..." "En conséquence…"
"وعليه..." "...َ"A cet effet
"أرجوكم..." "Je vous prie…"
"سأولي أهمية كبرى..." " Je donnerai la grande importance…"
"أروكم السهر..." "Je vous prie"
"تقبلوا..." ""Veuillez….

المراســـــــــــــــــلة الإدايــــــــــــــــــــــــــة:


تعتبر المراسلة طريقة للتخاطب والاتصال، وهي تحتل مكانة هامة في النشاط الإداري بحيث تمكن المصالح العمومية من الاتصال مع بعضها البعض مع الأفراد وباقي المؤسسات الأخرى وكما تساعدها على تبليغ قراراتها والإدلاء برأيها واستلام وثائقها.
تتم المراسلة عادة بواسطة الرسالة أو البرقية إلا أن هناك أشكال مبسطة للمراسلة كالمذكرة، وجدول الإرسال والإعلان....الخ

الرسالة الإدارية الشخصية أو ذات الطابع الشخصي:

ويقصد بها الرسالة الصادرة عن الإدارة وهي موجهة إلى أجهزة غير حكومية (أشخاص اعتبارية خاصة ـــ الشركات، الجمعيات........).
أو إلى أشخاص طبيعيين (الأفراد)(1).
وهي بدورها تخضع إلى عدد من قواعد التحرير الإداري المذكورة أدناه في الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية، إلا أنها تختلف عن الرسالة الإدارية بين المصالح في بيانين هامين هما:

1-صيغة التسمية والنداء أو المخاطبة : Formule d'appel

يجب ذكر اسم ولقب المخاطبة بالرسالة وعنوانه تحت صفة المرسل في أسفل الوثيقة في الجزء الذي يقابل التوقيع فالنسبة للأفراد تكون صيغة المخاطب كما يلي:
سيدي المدير Monsieur le directeur
سيــــدتي Madame
سادتي Messieurs

وبالنسبة لمسئولي المؤسسات والأجهزة غير الحكومية تكون صيغة
المخاطبة كما يلي:
سيدي المدير Monsieur le directeur
سيدي الرئيس Monsieur le président

2-صيغة المجاملة:

ننهي الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي دائما بعبارة تنفيذ التحية والاحترام والتقدير تعبيرا عن صلة الإدارة بالمواطنين لأنها في خدمتهم وتكون عبارة المجاملة مناسبة لصفة وجنس المخاطب
ويكون ذلك كما يلي:
أرجو أن تتقبلوا، سيدي تحياتي الخالصة
أرجوكم، سيدي المدير، أن تتفضلوا أسمى عبارات التقدير.
تقبلوا، سيدي تحياتنا.
(1)-المادة 26من المرسوم -88-131بتاريخ 04/07/88المنظم لعلاقة الإدارة بالمواطن تتحد الإدارة أي إجراء من شأنه أن يساعد قدر الإمكان على استعمال سبل البريد والهاتف في علاقتها بالمواطنين.

الرسالة الإدارية بين المصالح :

هي الرسالة المتبادلة بين مصلحتين عموميتين، أي تلك التي يوجهها رئيس مصلحة عامة إلى رئيس مصلحة عامة أخرى ومن دائرة مركزية إلى دائرة مركزية أو من دائرة مركزية إلى مصلحة خارجية .
ويتطلب هدا النوع من الرسائل تجسيد ما ذكرناه في الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية مع مراعاة الشكل المطلوب للرسالة بذكر كل البيانات الواجب إظهارها في هذا الإطار كما أنها تحتوي على صيغة المجاملة لأنها بين رئيسي مصلحتين عموميتين.

الصيغ الإداريـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة:


Formules administratives


يلجأ المحرر الإداري إلى استعمال عدد من المفردات والعبارات والمصطلحات والصيغ الإدارية التي من شأنها تسهيل مهمة المحرر والقارئ معا لكونها تستجيب للضرورات الإدارية وتتسم بفروق تعبيرية دقيقة.
وهذا معناه أن لغة خاصة بالإدارة الأمر الذي يحتم على المحرر الإداري معرفتها والتعود على استعمالها مع مراعاة الدقة والوضوح والإيجاز حتى تكون محرراته مفهومة وواضحة وسنشير إلى بعض الأمثلة:

صيغ التقديم :
Formules d'introduction :

- ردا على رسالتكم.......................بتاريخ.............. .............
.........En réponse a votre lettre N°.......................du

.................................................. ...........J'ai l'honneur
- تبعا لمكالمتكم الهاتفية بتاريخ ............................................
......... Suite a votre communication téléphonique du

– خلال الزيارة التي قمتم بها لمصالحي بتاريخ ........................
Lors de la visite que vous avez effectue a mes services du…………………………………......

- طبقا للأمر رقم 06-03 بتاريخ 15يوليو 2006 المتضمن القانون الأساسي للوظيف العمومي يشرفني ......................................
Conformément a l'ordonnance n° 06-03 du 15 juillet 2006 portant statue de la fonction publique j'ai l'honneur…
بدون التذكير بالمرجع:

- يشرفني أن أخبركم .................................................. .
J'ai l'honneur de vous informer…………………………..
-يشرفني أن أحيل إليكم............................................. ...................
J'ai l'honneur de vous transmettre………………………..
- يشرفني أن أعرض عليكم............................................. ...........
J'ai l'honneur de vous exposer…………………………..

تقديم الرسائل بين المصالح :

هناك جملة من البيانات يجب إظهارها في هذه الرسالة وتجعل منها شكلا مميزا كما تساعد هذه البيانات على فهم السريع للرسالة.

1-الدمغة En tête

هو ذلك البيان الذي يظهر في أعلى الصفحة بوضوح وبكامل الحروف والذي يشير إلى اسم الدولة والنظام الرسمي لها مثال:
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية.

2-الطابع: : Timbre

وهو يحتوي عادة على :
-اسم الوزارة

-اسم المديرية أو الولاية

-اسم المديرية أو القسم أو الدائرة أو البلدية

-اسم المديرية الفرعية أو المصلحة أو المكتب.
3-الرقم الترتيبي أو رقم التسجيل:
Référence du document

هو رقم التسجيل الوثيقة عند الإرسال مع إضافة اختزال بيانات التي تفيد أقرب الجهات الإدارية المصدرة للرسالة مع ذكر سنة الإصدار ويكون ذلك في سطر واحد يفيد مرجع الوثيقة .
مثال: رقم 101/م.م/م د/م ت.ب /07

4-المكان والتاريخ:
: Lieu et date

مكان وتاريخ إصدار الرسالة من الأمور الهامة في النشاط الإداري ومن أهم العناصر الأساسية التي تعطي للرسالة الصفة الرسمية وتبين تاريخ سريان مفعولها وحساب الآجال القانونية المتعلقة بالآثار القانونية التي يمكن أن تترتب عن ذالك.
ويجب كتابة ذلك بكل وضوح وفي عبارة واحدة
مثال: البيض في 02 نوفمبر 2008

5- صفـــة المرسل إليـــه: E xp- Dest

لا تشتمل الرسالة الإدارية بين المصالح عل صيغــة التسميـــة بل ذكر صفة من المرسل والمرسل إليه ( الاسم الوظيفي أو الرتبـــة).
وفي بعض الأحيان الجهة المختصة فعلا في ذكر الموضوع كما يمكن إضافة بيان يفيد الواسطــة ( تحت إشراف s/couvert )
مثـــال: رئيس المجلس الشعبــي البلدي
إلى
السيد والي الولاية
تحت إشراف
السيد رئيس الدائرة.

6- الموضوع: Objet

نشير في هذا البيان في عبارة أو جملة وجيزة ومفيدة المسألـــة المطروحة في الرسالــة على شكل عنوان يفيد المعنى العام للرسالة المحررة.

7- المرجـــع: Référence

يكون هذا البيان مباشرة تحت الموضوع للتذكير بالوثائق السابقـــة التي يرجع إليها في الرسالة المطروحة أي ما يستند عليه في ذلك.
مثـــال: منشور رقم 1005 بتاريخ 20/09/2008 المتعلق بـ...

8- الأوراق المرفقـــة: Pièces –Jointes:

نشير في هذا البيان إلى الوثائق والمستندات التي ترفق بالرسالة مع ذكر طبيعتها وعددها.

9- تصميم الرسالـــة: Le corps de la lettre:

وهو عرض الموضوع في شكل نص تحتوي على فقرات منتظمة ومنسجمة أين يتم تفصيل الموضوع وتحليله مع مراعاة ما تم ذكره في الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية وهو يحتوي على مقدمة وعرض وخاتمة في شكل نص منسجم ومتكامل بحيث يكون هناك مدخل للموضوع بصفة وجيزة مع ربطها بالعرض لفصل المسألة المطروحة مع مراعاة التوازن بين مختلف أجزاء هذا العرض وحسب الأهمية والترتيب المنطقي للأفكار مع دخول إلى الخاتمة في شكل وجيز يفيد النتائج أو الإجراءات المقترحــة.


10- التوقيـــــع: Signature

يفيد التوقيع عنصر السلطة والاختصاص معا، وهو الذي يضفي الصفة الرسمية على الرسالــة أو الوثيقــة الإدارية، ويحمل المسؤولية للموظف صاحب الوثيقة كما يؤكد التوقيع صحة الوثيقة المكتوبــة وصدقها.
لا يوقع الرسالة الإدارية إلا الموظف الذي له اختصاص في ذلك أو الذي يتلقى تفويضا أو أمرا بذلك وهذا ما يجب إظهاره في بيانات التوقيع.
ويحتوي التوقيع على بيانات خاصة حتى يكون صحيحا
- صفــة المسؤول.
- صيغــة التفويض، التفويض – بأمر – نيابة عن...
- الإمضاء.
- الاسم واللقب.
- ختم الإدارة.


أنواع الرسائــــل الإداريـة

تختلف الرسائل الإدارية بين المصالح باختلاف المواضيع التي تدخل في نشاط الإدارة ويمكن ذكر أهمها كما يلي:

- رسالة التعليمـــات Lettre D'instruction
- رسالة الإعــــلام Lettre D'information
- رسالــة الإجابــة Lettre de la réponse
- رسالــة التذكيــر Lettre de Rappel
- رسالـــة الاقتراح Lettre de proposition
- رسالــــة الإحالة Lettre de transmission
- رسالة الإفادة بالاستلام Lettre D'accuse de Réception
- الرسالة الاستشاريــة Lettre de consultation

هذه الرسائل شائعة الاستعمال لا تختلف من حيث الشكل ولا من حيث البيانات، الواجب إظهارها كما يجب أن تتبع فيها كل ما ذكرناه في الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية.









وثائــــق السرد الإداريــــــــة

هناك جملة من الوثائق الإدارية تحددها الإدارة لها علاقة بنشاطها كأن تسجل كل الأحداث والوقائع التي تحدث في هذه الوثائق المسماة.

* المحضــــر P . V : Procès Verbal
* التقريـــــر Rapport
* عـرض حــال Compte-rendu

1- المحضـــر: هو وثيقة إدارية تسرد فيها الأحداث والوثائق من عون مكلف أو محلف أو مؤهل أو مختص لذكر وقائع اجتماع معين وهو يمتاز بالقوة في الثبات.

2- التقريــــر: هو وثيقة إدارية تمكن المرؤوس من تقديم عرض للرئيس عن قضية معينة بكامل التفاصيل مع تقديم الاقتراحات بغية الحصول على الموافقة أو اتخاذ التدابير.
3- عرض حــال: هو وثيقة إدارية ينقل فيها المرؤوس وقائع ما قصد لترك أثر مكتوب، ولا يشتمل على اقتراحات كالتقرير، الغرض منه اطلاع المسؤول عن الحادث أو الواقعــة.

المحضــــــــــر
تعريــف: المحضر هو سرد كتابي يقوم به المحرر، مما رآه أو سمعه، أو أحس به أثناء قيامه بواجبه بكل موضوعية.
محرر المحضر شخص ذو صلاحيات، أو وظيفة محددة مثل: دركي أو شرطي، أو قاضي التحقيق أو مدير ذو مؤسسة ما.
للمحضر قيمة قانونية، ولهذا لابد أن يحمل توقيعا محددا، وهذا ينطبق على جميع الأشخاص ومنهم الشهود والخصوم.

أنــواع المحاضــر: ثمة نوعان رئيسيان من المحاضر:
1. المحاضر المتعلقة بالشؤون الخاصة، مثل: محضر مباحثات أو مداولات مجلس الإدارة، محضر جمعية عامة للمساهمين، محضر التحكيم بين مؤسستين، ومحضر الإجراءات التأديبية ... الخ.
2. المحاضر المتعلقة بالشؤون العمومية، مثل: ضبط مخالفة لقانون ما، محضر التحقيق والذي يشرف على تحريره قاضي التحقيق.

شروط تحرير المحضــــر:
على محرر المحاضر أن يحرص على تحقيق الشروط الآتية في أي محضر يحرره:
•سرد تفاصيل الحدث كما وقعت ..../....
•الالتزام بأقصى قدر من الموضوعية والتمحيص.
•تحري أكبر درجة من الدقة في استعمال الألفاظ والمصطلحات وتركيب العبارات.
•نقل الحدث بأمانة وعدل ونزاهة (توخي الموضوعيــة).